忘れがちな時間管理…スグに実践できるタスク管理法

前回のvol.15「1日には24時間しかない?」では睡眠・仕事・プライベートにそれぞれ8時間、「1日合計24時間！」をお話ししました。
ところで「仕事を毎日8時間で終わらせる」のはなかなか難しいときがありませんか？
仕事が増えるにつれ、プライベートや睡眠の時間はあっという間に過ぎてしまいますよね。
当社のスタッフの生活を覗いてみましょう。

今回のモデルはBOELの新人デザイナー寺田さんです。
ちょうどBOEL Inc.の採用コンテンツ「新入社員の一日に密着！」にタイムラインがあるので、 それをもとにお話しします。

1日の流れは、10時に出勤して作業を進め12時30分から1時間で昼食をとり、 19時に退社というサイクルです。
1日の中で9時間、仕事に取り組んでいます。

でも、毎日19時に退社できるでしょうか？

仕事が立てこんだり、連携がスムーズに進まなかった場合は、19時を過ぎても仕事をすることになります。
多くの案件があり、またそれぞれの納期もさまざまです。
寺田さんの作業は案件のほかに、メンバーとの連携作業がほとんどです。
自分の作業も、メンバーとの連携もスムーズにすることが必要になってくるのです。

仕事の流れをシンプルにしてみると、朝のミーテイング 、制作途中の案件、先輩から任されたデザインラフ作成、翌週に控えている新規案件のプレゼンの資料集めや企画ミーティングなどがあります。
数も多いので、同時進行で進めないといけないこともあります。
案件が多すぎてバタバタしてしまうこともあります。
そんなときは落ち着いて（いちど深呼吸！）、各案件の作業時間を決めて進めていけば予定通り終わらせて19時に退社できるのではないでしょうか？

制作はほとんど1日で完成できるものはなく、短いものでも数日、数週間〜数ヶ月にわたるものもめずらしくありません。
はじめにイラストレーターやグラフィックデザイナーがビジュアルを作成し、それをWEB上で構成するエンジニア、また案件の進行管理や窓口のディレクターが一丸となって制作に取り組んでいます。
このため、チームのメンバーがどんな状況にあるかを共有・みんなで把握しておくことがポイントになってきます。

まず「それぞれのタスクを全員で共有する」ことを実践してみてはどうでしょうか？
わたしたちは毎週初めに「to do list」、毎朝の「本日のタスク」を全員で共有しています。
週初めに送る「to do list」は、前週からの継続案件、今週から始まる新規の案件、すでに決まっている社内外とのミーティングなどをあげ、それを毎日の作業に落し込んだのが「本日のタスク」です。
どのメンバーがどの案件をどこまでできているかが一目で把握できます。
「to do list」にはその作業の納期の日時を、「本日のタスク」ではできあがりの時刻を書いていきます。
誰かのところで予定の時間に作業ができない場合は玉突き状態で遅れがでて、全体が遅れることになってしまいます。
そんなときでもみんなが状況の把握をできているため、すぐにフォローすることができます。
さらに「to do list」や「本日のタスク」によって制作の進行状況や問題点を見つけることができ、制作の改善をチーム全体で取りかかることができます。

「to do list」と「本日のタスク」を見てみると、予定されていた作業ができたか、自分だけではなくみんなで把握できます。
またタスクを紙に書いて共有するのもひとつの方法ですが、全員確認しているのか分からなかったり、十分にみんなで共有できているか不安ですよね。
大人数でリアルタイムで共有するなら、Web上で管理・共有できるサービスの利用がおススメです。

「to do list」や「本日のタスク」でのポイントは、仕上げの日時や時間をはっきりみんなに明示して宣言することです。
そうすることによって納期を意識して、作業をスピードアップできます。
さらに日時を明確にした連携作業がメンバーで取り組めます。
そうすることによって、時間内に作業を終わらせることができて仕事が効率的に進められます。